7 éléments à considérer pour choisir le bon ERP

7 éléments à considérer pour choisir le bon ERP

1 : Connaître vos besoins opérationnels

Tout d’abord, assurez-vous de faire une cueillette de données étendue à tous les départements de votre organisation. Prenez le temps de bien faire les choses en ciblant d’avance des questions qui touchent tous les aspects d’un ERP (gestion des RH, gestion des achats et des fournisseurs, Gestion des clients, ventes, facturation, comptabilité, gestion de la production, gestion de projets, gestion des stocks et inventaire, trésorerie, gestion de la qualité, service après-vente, etc.). Assurez-vous de faire ressortir :

• Ce qui fonctionne présentement avec vous outils de gestion actuels.
• Ce qui pourrait être amélioré.
• Ce qui serait à valeur ajoutée pour améliorer votre satisfaction client, mousser vos ventes, simplifier la vie de votre équipe administrative et augmenter votre excellence opérationnelle. Ensuite, simplement classifier l’information recueillie par priorité pour l’organisation. C’est cette liste qui servira de référence pour magasiner le prochain ERP.

2 : Analysez-vous!

Prenez le temps de bien diagnostiquer votre style organisationnel (êtes-vous plus à l’avant-garde et prêts à essayer les nouvelles technologies ou plutôt conservateur?) Vous positionner réalistiquement pourra vous pousser vers l’usage d’un nouvel ERP précurseur de nouvelles pratiques ou encore vers un ERP conventionnel qui a fait ses preuves.

Votre secteur d’affaires aussi peut aussi être un indicateur et vous mener vers des ERP spécialisés à votre industrie (éducation, santé, vente au détail, manufacturier, services…). Il peut être pertinent de vous informer auprès de vos collègues dans votre secteur d’affaires et auprès de compagnies similaires. Regrouper leurs ERP utilisés et leurs avis à leurs propos.

3 : Les chiffres

Prévoir un budget :

• Il est important de bien établir votre budget. Certains ERP sont payables à la licence vous devenez donc le propriétaire. D’autres, utilisant un système SaaS, vendent leur logiciel sous forme d’abonnement, le même principe qu’en location.

• Les frais d’implantation peuvent également s’ajouter. Ceux-ci peuvent variés selon le nombre de base de données que vous avez et leur langage. Le temps requis pour les convertir devra être pris en compte dans le budget. Par ailleurs, certains logiciels SaaS ne comprenant pas non plus les frais d’intégration dans l’abonnement.

• Plus vous avez une entreprise nichée, plus vous devez prendre en considération les frais de personnalisation du système. En effet, si certains modules n’ont pas les fonctionnalités dont vous souhaitez faire usage ou encore si vous avez besoin de modifier certains cycles pour qu’ils correspondent à vos besoins, des frais supplémentaires doivent être calculés.

• La formation de votre personnel est vivement conseillée également afin de maitriser l’outil et d’en faire un usage optimal.

• Normalement, les mises à jour sont incluses dans les abonnements de type SaaS, mais doivent être prises en considération si vous faites l’acquisition de licences. Les frais de maintenance s’additionnent au reste afin de maintenir un système performant.

4 : Évitez la résistance au changement

Avez-vous du personnel à l’aise avec les nouvelles technologies? Ouverts aux nouvelles façons de faire?

Si votre niveau d’aisance informatique et votre ouverture au changement est faible, n’oubliez pas de penser à un revendeur d’ERP qui sera en mesure de vous offrir du soutien technique et qui sera là pour répondre aux questions des membres de votre équipe avec bienveillance et ce, selon les heures d’ouvertures de votre établissement.

5 : Votre évolution et la flexibilité dont vous avez besoin

Faites le point sur ce que vous prévoyez comme croissance pour votre organisation et votre chiffre d’affaires (Avez-vous en tête de faire l’acquisition de partenaires? Cherchez-vous davantage à vous stabiliser? Désirez-vous développer de nouvelles expertises?) Gardez en tête que plus vous prévoyez une croissance d’affaires, plus votre ERP devra être flexible et modulable. Le bon ERP sera celui qui saura s’adapter à vos différentes opportunités d’affaires sans vous coûter un bras (et une jambe!).

6 : Solution infonuagique ou locale?

Encore une question d’argent:

• Lorsque vous implantez un ERP Cloud (normalement des ERP de type SaaS), les frais de départ sont moindres, mais ils peuvent hausser rapidement selon le nombre d’utilisateurs, l’espace et les services requis.

• Il faut savoir qu’un ERP hébergé sur votre réseau (normalement un ERP revendu à la licence) peut être relié à des frais de mise à jour système qui peuvent gonfler assez vite. De plus, vous aurez la responsabilité de vous assurer que vos infrastructures ont assez de mémoire et de puissance pour propulser votre outil, ce dont vous devrez remédier le cas échéant.

Cloud : Liberté et tranquillité d’esprit : Un ERP Cloud vous permettra d’ailleurs d’y avoir accès n’importe quand et de n’importe où. De plus, votre fournisseur s’assure de l’entretien, des mises à jour et de la sauvegarde des données.

Qu’en est-il de la sécurité des données ? Il est important de s’assurer que votre fournisseur Cloud vous héberge dans un lieu sécuritaire sur des serveurs robustes qui performeront à la hauteur de vos besoins. De plus, il est capital de s’assurer que les données hébergées seront cryptées et que vous en restez le propriétaire si un problème survient.

7 : L’intégration avec vos outils de gestion

Le but étant de vous guider vers l’excellence opérationnelle, il est primordial de faire le choix d’un ERP qui saura s’intégrer avec vos autres outils afin d’éviter dédoubler des informations. Évitez les erreurs et les délais inutiles. Assurez-vous que votre système de paie, votre CRM ou encore votre boite courriel puissent s’y rattacher facilement.

N'hésitez pas à contacter notre équipe afin de discuter de vos besoins organisationnels! Sachez que Le Renard est partenaire avec la firme NOUT qui a développé l'ERP SIMAX. Un produit très novateur.

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