Réduire les coûts d'implantation logiciel afin de maximiser le ROI

Réduire les coûts d’implantation logiciel afin de maximiser le ROI (Retour sur investissement)

Qui n’a pas entendu parler du système de paie Phénix qui été implanté au sein du gouvernement fédéral? Un coût d’implantation et d’améliorations ayant dépassé le milliard de dollars d’investissement. UN MILLIARD. Un véritable fiasco d’implantation de système qui au départ devait coûter 309 millions de dollars.

Bref, des délais qui s’allongent, des dépassements de coûts... Dans combien de temps pourrons-nous dire qu’il y a eu un retour sur investissement? Comment faire pour qu’à plus petite échelle, au sein de votre organisation, vous n’ayez pas à subir d’aussi gros problèmes en termes d’implantation de logiciels et de dépassement de coûts? Voici quelques pistes de solutions pour vous :

1) Identifiez vos besoins avant de chercher la solution

Vous hésitez entre une application mobile ou une extension de votre module de production? Pourquoi directement chercher à répondre à cette question alors que vous n’avez peut-être pas pris le temps de bien définir vos besoins. Le conseil est simpliste, mais il n’est pas rare de voir des chefs de services et des dirigeants chercher déjà la solution à leurs problèmes sans avoir complètement cerné et identifié les requis. Apprenez à marcher avant de vouloir courir!

2) Mesurer la rentabilité attendue et identifier des objectifs

Il est facile d’escamoter cette étape car mesurer le ROI dans un projet informatique est souvent complexe. Néanmoins, si vous ne voulez pas voir votre projet comme une dépense, mais bien comme un investissement, il est nécessaire d’en faire l’exercice. Le ROI en informatique passe nécessairement par des indicateurs ou des mesures de performance. Ces indicateurs nous permettent de déterminer notre point de départ en tant qu’entreprise et ce qu’il en coute actuellement pour obtenir ce niveau. Ensuite, après avoir bien analyser nos besoins, il est possible de mettre en place une série d’objectifs mesurables via les indicateurs de performance.

3) Définir votre budget

L’écart entre le coût du système informatique actuel (c’est-à-dire votre productivité actuelle mesurée par vos indicateurs de gestion) et ce qu’on prévoit faire comme gain de productivité (en $) devrait techniquement être le budget que vous devriez vous fixer en tant qu’entreprise pour développer un outil informatique sur mesure. En procédant de la sorte, vous pourrez mieux communiquer à votre partenaire informatique vos attentes et définir ensemble votre niveau de flexibilité budgétaire et fonctionnel face au projet à entreprendre.

4) Passez en mode « soumissions »

Après avoir défini vos besoins, vos objectifs de rendement et votre budget, il est maintenant temps de faire appel aux différents experts qui offrent le type de solutions que vous recherchez. Un conseil est de bien analyser chaque offre de service. Parfois les gros écarts sont simplement liés à un taux horaire plus grand ou plus petits entre les fournisseurs de service et leur notoriété dans le secteur. Afin de mieux comparer les différentes soumissions reçues, il est préférable de jeter un œil à la banque d’heures estimées pour le projet qui est souvent un meilleur gage de la bonne compréhension de l’ampleur du projet à réaliser.

5) Des suivis constants

Un autre aspect à considérer lorsque vous faites le choix de votre partenaire informatique est de vous assurer que les projets aient des livrables toutes les 2-3 semaines afin de mieux voir évoluer votre dossier. De cette façon, vous vous assurez que l’avancement correspond vraiment à vos besoins initiaux et vous évitez des pertes de temps et d’argent.

Fait intéressant, un fournisseur technologique peut soit offrir ses services sous forme de taux horaire ou encore dans un forfait fixe. Dans le deuxième cas, assurez-vous d’avoir un cahier de charge bien étoffé qui correspond à 100% à vos attentes et que vous ne prévoyez pas faire de changements en cours de route. Sans quoi les délais et les tarifs peuvent exploser et vous laisser avec une amertume de votre expérience.

Si vous en êtes à vos débuts en tant que client dans l’univers du développement logiciel, il est sans doute plus avantageux pour vous de payer un prix horaire. Ainsi, avec des suivis fréquents et une bonne connaissance de vos besoins d’affaires, vous verrez rapidement vos ambitions technologiques se réaliser!

En conclusion, évitez les problèmes de dépassement de coûts et de délais trop longs avec un bonne connaissance de vos besoins, une bonne identification de vos objectifs, établissez un budget et tenez-y, assurez-vous de bien comprendre les différentes offres de services que vous recevez, faites des suivis réguliers et profiter d’un système bien implanté qui aura son impact sur votre productivité!

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